Traduction de documents d'entreprise et de société
Je traduis en anglais les documents d'entreprise, financiers et commerciaux vietnamiens et certifie chacun d'eux par un certificat d'exactitude signé. Les noms de formes juridiques, le capital social, les postes comptables et les termes définis des contrats sont mis en correspondance avec les équivalents qu'attendent un registre, une banque, un tribunal ou une commission d'appel d'offres étrangers, et chaque chiffre est reporté à l'identique. Je suis le traducteur, pas un notaire ; aussi, lorsqu'une autorité souhaite une notarisation ou une légalisation consulaire, je l'organise avec un partenaire de confiance.
When you need a certified translation
Commerce transfrontalier et douanes
Les acheteurs étrangers, les transitaires et les douanes ont besoin de versions anglaises des factures commerciales, des connaissements, des certificats d'origine et des licences d'import-export avant le dédouanement des marchandises. Les descriptions de produits, les Incoterms, les quantités et les valeurs doivent correspondre au reste du dossier d'expédition.
Investissement étranger, fusions-acquisitions et due diligence
Les investisseurs, acquéreurs et leurs avocats examinent le certificat d'immatriculation, le certificat d'enregistrement d'investissement, les statuts, les états financiers et les contrats importants. Une équipe de due diligence lit la traduction anglaise comme s'il s'agissait de l'original ; les termes corporatifs et financiers doivent donc être précis.
Banque, appels d'offres et immatriculation à l'étranger
Les banques ouvrant des comptes d'entreprise ou séquestres, et les commissions d'appel d'offres sélectionnant les soumissionnaires, demandent des versions anglaises certifiées du certificat d'immatriculation, de l'enregistrement fiscal, des états financiers audités et du profil de l'entreprise. Le certificat d'exactitude est ce qui leur permet d'accepter une traduction qu'ils ne peuvent pas lire dans la langue source.
Quels documents commerciaux vous faut-il, par transaction
Un dossier type par transaction ; à confirmer avec la partie destinataire.
| Purpose | Typical document set |
|---|---|
| Commerce d'exportation / douane | Facture commerciale, connaissement, certificat d'origine, liste de colisage, licence d'import-export |
| Investissement étranger / fusion-acquisition | Certificat d'immatriculation de l'entreprise, certificat d'enregistrement d'investissement, statuts, états financiers, rapport d'audit |
| Appel d'offres / soumission | Profil de l'entreprise, immatriculation, états financiers audités, certificats ISO et autres |
| Ouverture d'un compte bancaire à l'étranger | Certificat d'immatriculation de l'entreprise, enregistrement fiscal, statuts, procès-verbal de désignation du signataire |
🏢 Exactitude commerciale à valeur juridique
Je mets en correspondance chaque type de société vietnamienne avec son équivalent d'entité juridique précis, de sorte qu'une société à responsabilité limitée à associé unique ne soit jamais réduite à une étiquette générique qu'un registre ou une banque contesterait. Les intitulés comptables et les postes sont rattachés aux bons équivalents d'information financière, et chaque chiffre, sous-total et total est reporté mot pour mot et vérifié afin qu'il se réconcilie avec la source. Dans les contrats et les statuts, je verrouille les termes définis, les noms des parties et les clauses clés et les maintiens identiques partout où ils apparaissent, y compris d'un document lié à l'autre. Les tampons, sceaux, signatures et le bureau émetteur sont signalés à leur place, et l'ensemble est rattaché à mon certificat d'exactitude signé.
🇻🇳 La difficulté propre au Vietnam
Les types de sociétés vietnamiennes (SARL unipersonnelle, SARL pluripersonnelle, société par actions) et les codes d'activité VSIC doivent correspondre exactement à l'entité juridique étrangère, et non à une appellation approximative qu'un registre ou une banque pourrait contester. Le capital social, le code d'entreprise (qui fait également office de code fiscal) et les montants indiqués à la fois en chiffres et en lettres doivent tous concorder, et le sceau rouge de la société doit être reproduit, car c'est lui qui prouve l'authenticité du document.
Anatomie d'un certificat d'enregistrement d'entreprise vietnamien
Un certificat d'enregistrement d'entreprise vietnamien porte les identifiants que les banques, registres et douanes vérifient en premier, aussi chaque partie est-elle rendue exactement.
En-tête de l'autorité émettrice
Le haut du certificat nomme le Département du Plan et de l'Investissement de la province ou ville concernée, sous la République socialiste du Vietnam. Cet en-tête est conservé en entier afin qu'un lecteur étranger puisse voir quelle autorité a délivré le document et le vérifier auprès du registre public.
Nom de la société et code d'entreprise
Le certificat indique le nom complet de la société en vietnamien, souvent un nom anglais et un nom abrégé, plus le code d'entreprise (ma so doanh nghiep). Ce code fait aussi office de numéro fiscal. Le nom est repris dans chaque orthographe figurant et le code est recopié chiffre par chiffre, jamais reformaté.
Adresse enregistrée et capital social
L'adresse du siège social enregistré et le capital social (von dieu le) figurent ici, le capital étant indiqué en chiffres, en toutes lettres et en dongs vietnamiens. Le chiffre, la devise et le montant en lettres sont tous reproduits afin qu'une banque ou un investisseur voie le capital enregistré exact.
Représentant légal et domaines d'activité
Le certificat nomme le représentant légal avec son titre, son numéro de pièce d'identité et son adresse, et énumère les domaines d'activité enregistrés selon leurs codes sectoriels vietnamiens. Chaque fonction et code est mis en correspondance avec l'équivalent correct afin que l'autorité signataire et le champ d'activité soient sans ambiguïté.
Date de délivrance, sceau et signature
Au bas figurent le lieu et la date de délivrance, la séquence du numéro d'enregistrement, le signataire du Département et le sceau officiel rouge. Le texte du sceau et le bloc de signature sont décrits à leur place, la date est conservée en entier, et toute date de modification ultérieure est indiquée afin que le lecteur sache de quelle version il dispose.
Documents in this category
Les documents commerciaux que je traduis et certifie le plus souvent, et à quoi sert généralement chacun.
Business Registration Certificate
Le certificat d'immatriculation d'entreprise (Enterprise Registration Certificate) indiquant le nom de la société, le code d'entreprise, l'adresse, le capital social, le représentant légal et les secteurs d'activité.
Le nom de la forme juridique et le capital social doivent correspondre à l'équivalent d'entité juridique correct, et le code d'entreprise doit être reporté chiffre pour chiffre afin de pouvoir être vérifié auprès du registre.
Reçu par : partenaires étrangers, registres des sociétés, banques et commissions d'appel d'offres à l'étranger.
Investment Registration Certificate
Le certificat d'enregistrement d'investissement délivré à un projet à capitaux étrangers, indiquant l'investisseur, le nom du projet, le lieu, le capital et la durée d'exploitation.
Les noms des investisseurs, les montants de capital et les objectifs du projet doivent être exacts, car les régulateurs et les partenaires les comparent à l'enregistrement et aux accords sous-jacents.
Reçu par : investisseurs, autorités étrangères, banques et registres des sociétés.
Articles of Association
Les statuts de la société, fixant le capital, la structure du capital, la gouvernance, les droits des associés ou actionnaires et les règles de décision.
Les termes définis, les catégories d'actions et les seuils de quorum ou de vote doivent rester cohérents d'un bout à l'autre, puisque les avocats et les investisseurs s'appuient sur la formulation exacte.
Reçu par : investisseurs, avocats, tribunaux et registres des sociétés.
Financial Statements
Les états financiers, généralement le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et les annexes établis selon les normes comptables vietnamiennes.
Les intitulés de comptes et les postes doivent correspondre aux bons équivalents comptables, et chaque chiffre, sous-total et total doit se réconcilier avec l'original.
Reçu par : banques, investisseurs, auditeurs et commissions d'appel d'offres.
Commercial Contract
Un contrat commercial tel qu'un accord de vente, de fourniture, de distribution, de service ou d'agence entre la société et ses contreparties.
Les termes définis, les noms des parties, les clauses de paiement et de livraison ainsi que la formulation de la loi applicable doivent être rendus de façon cohérente, car un seul terme décalé peut changer le sens d'une obligation.
Reçu par : partenaires étrangers, avocats, tribunaux et organes d'arbitrage.
Tax Registration Certificate
Le certificat d'enregistrement fiscal confirmant le numéro fiscal de la société, sa dénomination enregistrée et le bureau des impôts qui gère l'entreprise.
Le numéro fiscal et la dénomination enregistrée doivent correspondre exactement au certificat d'immatriculation afin que les banques et les partenaires puissent les recouper.
Reçu par : banques, partenaires étrangers et autorités fiscales ou douanières.
Company Profile
Le profil de l'entreprise (déclaration de capacités) décrivant l'activité, son historique, ses projets clés, ses certifications et son équipe pour les appels d'offres et les partenariats.
Les noms de projets, les chiffres et les détails de certification doivent être exacts et se lire naturellement en anglais, car les évaluateurs s'en servent pour juger de l'éligibilité.
Reçu par : commissions d'appel d'offres, partenaires étrangers et clients potentiels.
Certificate of Origin
Le certificat d'origine (C/O) attestant le lieu de production des marchandises, souvent délivré sous une forme particulière pour des tarifs préférentiels.
Les codes SH, les descriptions de produits, les quantités et les critères d'origine doivent correspondre à la facture et à la liste de colisage, car la douane utilise le C/O pour accorder le traitement tarifaire.
Reçu par : douanes, acheteurs étrangers et banques traitant l'opération commerciale.
Commercial Invoice
La facture commerciale indiquant le vendeur, l'acheteur, les marchandises, les prix unitaires, les totaux, la devise et les conditions commerciales d'une expédition.
Les montants, la devise, les quantités et les Incoterms doivent être reportés à l'identique afin que la facture concorde avec le contrat, le C/O et le connaissement.
Reçu par : douanes, acheteurs étrangers et banques.
Bill of Lading
Le connaissement (ou lettre de transport aérien), document de transport et preuve du titre de propriété des marchandises expédiées.
Le destinataire, la partie à notifier, les noms des ports, les détails des conteneurs et des marchandises doivent correspondre au reste du dossier d'expédition, car une discordance peut retarder la mainlevée de la cargaison ou un paiement sous lettre de crédit.
Reçu par : douanes, transporteurs, banques et acheteurs étrangers.
Minutes of Meeting
Le procès-verbal de réunion consignant les résolutions des associés, des actionnaires ou du conseil, telles que l'approbation du capital, des dirigeants ou d'opérations importantes.
Les résolutions, les résultats des votes ainsi que les noms et fonctions des personnes présentes doivent être précis, car ils autorisent l'action et se lisent conjointement avec les statuts.
Reçu par : investisseurs, avocats, banques et registres des sociétés.
Insurance Certificate
Un certificat d'assurance attestant la couverture de marchandises, d'un projet ou de responsabilités de la société, souvent exigé pour les expéditions ou les appels d'offres.
La partie assurée, le montant assuré, les risques couverts et la période de la police doivent être exacts afin que le certificat soit accepté comme preuve de couverture.
Reçu par : banques, acheteurs étrangers, commissions d'appel d'offres et assureurs.
Import-Export License
Une licence ou un permis d'import-export autorisant la société à commercer des marchandises déterminées, parfois limités à certaines catégories ou à des quotas.
L'étendue des marchandises, le numéro de licence et la validité doivent être reportés à l'identique, puisque la douane et les partenaires vérifient que la société est autorisée pour ce commerce.
Reçu par : douanes, partenaires étrangers et régulateurs.
Audit Report
Le rapport d'audit, l'opinion de l'auditeur jointe aux états financiers audités, y compris le fondement de l'opinion et toute réserve.
La formulation de l'opinion, tout paragraphe de réserve ou d'observation et tous les chiffres doivent être rendus avec précision, car les banques et les investisseurs lisent l'opinion attentivement.
Reçu par : banques, investisseurs, auditeurs et commissions d'appel d'offres.
ISO Quality Certificate
Un certificat de qualité ISO (par exemple ISO 9001 ou ISO 14001) indiquant la norme du système de management, le périmètre et la période de validité.
La référence de la norme, le périmètre certifié, le numéro de certificat et les dates doivent être exacts, car les évaluateurs les vérifient auprès de l'organisme émetteur.
Reçu par : commissions d'appel d'offres, partenaires étrangers et clients potentiels.
Trademark Certificate
Un certificat de marque attestant une marque enregistrée, son titulaire, la classe de produits ou services et la durée de protection.
La marque, le numéro d'enregistrement, la classe de Nice et les dates doivent être reportés à l'identique afin que le droit puisse être vérifié et défendu à l'étranger.
Reçu par : partenaires étrangers, avocats, offices de propriété intellectuelle et tribunaux.
🛡 Les documents commerciaux sont confidentiels : je traite les projets de contrats, les états financiers, la tarification et les contreparties comme privés et signerai un accord de confidentialité sur demande. Au sein d'un ensemble de documents, je maintiens une terminologie cohérente, de sorte que le même nom de société, type d'entité, terme défini et intitulé de compte soit rendu de la même manière dans chaque fichier, ce qui importe lorsqu'un partenaire ou un auditeur lit ensemble le contrat, les états financiers et l'immatriculation.
Termes commerciaux vietnamiens, rendus correctement
Termes corporatifs, financiers et commerciaux courants et les équivalents que j'utilise afin qu'un lecteur étranger les comprenne comme une autorité l'attend.
| Vietnamese | English | Note |
|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Single-member limited liability company | Un type d'entité précis, et non un générique « one member company » ; les registres et les banques attendent cette forme exacte. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Multi-member limited liability company | Distinguée de la forme à associé unique car la gouvernance et les droits des associés diffèrent. |
| Công ty cổ phần | Joint-stock company | Rendu par joint-stock company, et non « shareholding » ou « corporation », pour correspondre à l'immatriculation. |
| Vốn điều lệ | Charter capital | Le montant du capital enregistré, à distinguer du capital apporté ou libéré. |
| Người đại diện theo pháp luật | Legal representative | La personne habilitée à engager la société ; les banques et les partenaires la vérifient par rapport à l'immatriculation. |
| Mã số doanh nghiệp | Enterprise code | Le code unique de la société, qui sert également de numéro fiscal ; reporté chiffre pour chiffre. |
| Doanh thu | Revenue | La ligne de chiffre d'affaires ou de produits, à distinguer du bénéfice afin que le compte de résultat se lise correctement. |
| Lợi nhuận sau thuế | Profit after tax | Le bénéfice net après impôt sur les sociétés, à distinguer du bénéfice avant impôt. |
| Báo cáo tài chính | Financial statements | L'ensemble complet des états, et non un seul rapport ; la version auditée est libellée comme audited. |
| Sở Kế hoạch và Đầu tư | Department of Planning and Investment | Le registre provincial qui délivre le certificat d'immatriculation d'entreprise ; nommé ainsi pour pouvoir être identifié. |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Business registration certificate | Le nom officiel du certificat, accordé à la formulation que les autorités reconnaissent. |
| Hóa đơn giá trị gia tăng | Value-added tax (VAT) invoice | Rendu par VAT invoice afin que la douane et les partenaires le lisent comme un document fiscal, et non comme un simple reçu. |
Référence des Incoterms et termes commerciaux
Les termes commerciaux sont conservés sous leurs codes internationaux standard, jamais traduits en une expression, afin que la douane et un acheteur étranger les lisent de la même façon.
| Sur le document | Signification (conservé comme code) |
|---|---|
| EXW | Ex Works : l'acheteur enlève la marchandise dans les locaux du vendeur |
| FOB | Free On Board : le vendeur livre à bord du navire |
| CIF | Cost, Insurance and Freight : le vendeur paie le fret et l'assurance jusqu'au port de destination |
| CFR | Cost and Freight : le vendeur paie le fret, l'acheteur assure |
| DAP | Delivered At Place : le vendeur livre au lieu désigné |
| DDP | Delivered Duty Paid : le vendeur supporte tous les frais et droits jusqu'à destination |
| C/O | Certificate of Origin : preuve du lieu de production des marchandises |
| B/L | Bill of Lading : document de transport et titre de propriété des marchandises |
Littéral ou exact : là où la traduction commerciale compte
Quelques cas où une restitution mot pour mot serait contestée et où l'équivalent correct est accepté.
Công ty TNHH MTV Thuong mai ABC
✗ Literal: ABC Commerce, société à responsabilité limitée à associé unique
✓ Correct: ABC Commerce, société à responsabilité limitée à associé unique
Le type de société possède un équivalent d'entité juridique précis qu'attend un registre ou une banque, et le nom commercial se lit naturellement plutôt que mot pour mot.
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
✗ Literal: Bénéfice après impôt sur le revenu des entreprises
✓ Correct: Bénéfice après impôt sur les sociétés
Le poste comptable possède un nom de présentation standard ; une restitution littérale de chaque mot rompt le compte de résultat que lit un auditeur.
Bên B chiu trach nhiem trong vong 30 (ba muoi) ngay
✗ Literal: La Partie B assume la responsabilité dans un délai de 30 (trente) jours
✓ Correct: La Partie B est responsable dans un délai de 30 (trente) jours
La formulation d'une obligation contractuelle exige que l'étiquette de la partie définie et le verbe juridique restent cohérents, le nombre et sa forme en toutes lettres étant reportés à l'identique.
Comment les types d'entité, les chiffres et les termes commerciaux sont traités
Les documents d'entreprise reposent sur le type d'entité, les chiffres exacts et les codes commerciaux standard, chacun étant donc traité selon une règle fixe.
Types de société correspondant à la bonne entité juridique
Les formes vietnamiennes sont mises en correspondance avec leurs équivalents anglais reconnus : cong ty trach nhiem huu han vers limited liability company, cong ty co phan vers joint stock company, doanh nghiep tu nhan vers private enterprise. La correspondance est expliquée dès la première utilisation afin qu'un lecteur étranger connaisse la structure exacte plutôt qu'une étiquette approximative.
Chiffres et codes reportés mot pour mot
Le capital social, les codes d'entreprise et fiscaux, les numéros de compte et tous les montants monétaires sont copiés exactement, dans la devise d'origine, les montants en toutes lettres étant conservés là où le document les affiche. Rien n'est arrondi, converti ni reformaté, de sorte que les chiffres financiers se rapprochent de la source.
Incoterms et termes commerciaux conservés sous forme de codes
FOB, CIF, EXW sont conservés comme codes standard, et non traduits en une expression, afin que la douane, le transporteur et un acheteur étranger lisent tous de la même façon la responsabilité de livraison et de coût.
Termes définis verrouillés dans l'ensemble du dossier
Lorsqu'un contrat définit un terme, tel que le Vendeur, les Marchandises ou la Date d'effet, ce terme est rendu de la même manière à chaque occurrence et dans chaque document connexe du dossier, de sorte qu'aucune partie ne puisse prétendre que deux documents ont un sens différent.
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✉ Demander un devis🛡 Garanties de qualité pour les documents commerciaux
Avant la livraison, les documents commerciaux font l'objet de :
- ✓Nom de la société, code d'entreprise et code fiscal rapprochés dans chaque document du dossier.
- ✓Tous les chiffres, sous-totaux et totaux revérifiés afin que les chiffres financiers se rapprochent de l'original.
- ✓Type d'entité mis en correspondance avec la forme juridique correcte, la correspondance étant notée dès la première utilisation.
- ✓Termes définis et noms des parties maintenus cohérents dans l'ensemble du contrat et des documents connexes.
- ✓Incoterms, codes commerciaux et détails du certificat d'origine vérifiés par rapport à la facture et aux documents d'expédition.
- ✓Sceaux, blocs de signature et dates décrits à leur place afin que l'anglais certifié reflète la mise en page de la source.
Là où les traductions commerciales dérapent
Équivalent erroné du type de société
Une société à responsabilité limitée unipersonnelle transformée en une appellation générique que le registre ou la banque met ensuite en question.
Dérive des termes comptables
Le chiffre d'affaires, le bénéfice brut et le bénéfice après impôt mal étiquetés, de sorte que les états financiers ne se rapprochent plus.
Chiffres mal saisis
Un montant, un code fiscal ou un code d'entreprise reporté de travers, qu'un partenaire repère lors d'un simple recoupement.
Incohérence des termes définis
La même désignation de partie ou le même terme défini dans un contrat traduit différemment selon les clauses, modifiant une obligation.
Cachets et sceaux omis
Signatures, sceaux de la société ou service émetteur laissés de côté, de sorte que la traduction ne correspond plus à l'original en apparence.
FAQ
Pouvez-vous certifier la traduction de notre immatriculation d'entreprise et de nos états financiers ?
Oui. Je les traduis en anglais et je joins un certificat d'exactitude signé attestant que la traduction est fidèle et complète. C'est ce certificat qui permet à une banque, à un registre ou à une commission d'appel d'offres d'accepter un document qu'ils ne peuvent pas lire en vietnamien.
Notarisez-vous la traduction en vue d'un usage à l'étranger ?
Non, je suis le traducteur, pas un notaire. Je fournis la traduction certifiée, et lorsqu'une autorité exige en plus une notarisation ou une légalisation consulaire, je l'organise avec un partenaire de confiance.
Le type de société et les termes comptables correspondront-ils à ce qu'attend une autorité étrangère ?
Oui. Je fais correspondre chaque type de société à son équivalent d'entité juridique correct et chaque rubrique comptable à son équivalent de reporting standard, plutôt que de traduire mot à mot, afin qu'un registre, une banque ou un auditeur lise les termes comme il s'y attend.
Comment maintenez-vous les mêmes termes cohérents entre un contrat, les états financiers et l'immatriculation ?
Avant de traduire, je dresse la liste des noms de société, types d'entité, termes définis et rubriques de comptes qui reviennent, puis je rends chacun de la même manière dans chaque document, afin que l'ensemble forme un tout cohérent.
Nos documents commerciaux sont-ils gardés confidentiels ?
Oui. Je considère les projets de contrats, les états financiers, les tarifs et les contreparties comme privés, je ne les partage pas et je signerai un accord de confidentialité sur demande avant que vous n'envoyiez quoi que ce soit.
Ce que chaque autorité accepte, et la validité
Les documents d'entreprise ont des durées de vie différentes, et une partie destinataire veut généralement la version en vigueur avec une traduction certifiée.
| Document | Validity | Accepted form |
|---|---|---|
| Certificat d'enregistrement d'entreprise | En vigueur ; remplacé si la société se réenregistre ou se modifie | Traduction certifiée ; les banques et registres veulent la dernière version modifiée, non une version retirée |
| États financiers (pour une année donnée) | Liés à l'exercice financier indiqué ; les années antérieures restent valables en tant que relevé de cette année-là | Traduction certifiée ; l'année et la devise doivent être sans équivoque afin que les chiffres ne soient pas rapportés à la mauvaise période |
| Rapport d'audit indépendant | Lié à la période auditée ; l'opinion de l'auditeur en fixe la portée | Traduction certifiée ; l'opinion d'audit et toute réserve sont rendues exactement, jamais atténuées |
| Certificat d'origine (par expédition) | Valable pour l'expédition et les marchandises spécifiques qu'il couvre | Traduction certifiée ; la douane et l'acheteur le rapprochent de la facture et du connaissement |
| Contrat | Valable pour sa durée indiquée jusqu'à son expiration ou sa résiliation | Traduction certifiée ; les parties, dates, chiffres et termes définis doivent concorder avec l'original |
Tell me the court, embassy or agency receiving it, and I will match the exact certified format.
✉ Demander un devisUtilisé pour ces démarches
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