Copie certifiée conforme et traduction certifiée de documents vietnamiens

Qu'est-ce qu'une copie certifiée conforme

Une copie certifiée conforme est la photocopie d'un document original qu'un bureau vietnamien habilité a comparée à l'original et revêtue d'un cachet confirmant leur concordance. Elle vous permet de déposer une copie vérifiée tout en conservant votre original en lieu sûr, ce qui compte pour des documents comme un acte de naissance ou un diplôme, longs ou difficiles à remplacer. La copie porte un sceau officiel et la date de certification. Elle ne dit rien de la langue du document ; elle confirme seulement que la copie est fidèle à l'original.

Qui la délivre au Vietnam

Les copies certifiées conformes sont délivrées par les offices notariaux (văn phòng công chứng) et par le service de la justice d'un Comité populaire de niveau communal ou de district. Ce sont des autorités vietnamiennes, et la certification est un acte notarial ou administratif. En tant que traducteur, je ne délivre pas de copies certifiées conformes ; cela dépasse ce qu'un traducteur peut signer. Lorsqu'une copie certifiée est nécessaire, elle s'obtient auprès de l'un de ces bureaux, puis je la traduis.

Copie certifiée conforme et traduction certifiée

Une copie certifiée conforme et une traduction certifiée répondent à deux questions différentes. La copie certifiée répond : cette copie est-elle identique à l'original, et elle est signée par un notaire ou un Comité populaire. La traduction certifiée répond : cette version anglaise reflète-t-elle fidèlement la source, et elle est signée par le traducteur avec un certificat d'exactitude. L'une porte sur la copie, l'autre sur la langue. Les confondre est une cause fréquente de rejet, car fournir une traduction lorsque l'autorité demandait une copie notariée, ou l'inverse, ne répond pas à la demande.

Quand il faut une copie certifiée et sa traduction

De nombreuses autorités étrangères veulent une copie certifiée conforme de l'original vietnamien et sa traduction anglaise certifiée, soumises ensemble. C'est courant pour les candidatures universitaires, certaines catégories de visa et les démarches d'état civil à l'étranger. La copie certifiée prouve que le document déposé est une copie fidèle d'un original authentique, et la traduction en rend le contenu utilisable en anglais. Si l'on ne fournit qu'un seul des deux alors que les deux sont exigés, le dossier est généralement renvoyé : il vaut donc la peine de vérifier les termes exacts de la demande.

Comment les deux se combinent

En pratique, la copie certifiée s'obtient d'abord auprès d'un office notarial ou d'un Comité populaire, puis la traduction certifiée est réalisée à partir de cette copie certifiée afin que les cachets de certification figurent aussi dans la version anglaise. Cela garde le dossier cohérent : l'autorité reçoit une copie vérifiée et une traduction fidèle qui la reflète, cachets compris. Je m'occupe de l'étape de traduction certifiée et peux conseiller sur l'ordre, tandis que la copie certifiée conforme, elle, est délivrée par le bureau vietnamien. Procéder dans cet ordre évite tout décalage entre ce qui a été traduit et ce qui a été certifié.

Traduire une copie certifiée conforme

Une fois la copie certifiée conforme obtenue auprès d'un office notarial ou d'un Comité populaire, je traduis l'intégralité du document en anglais, y compris chaque sceau, cachet et la formule de certification ajoutée par le bureau, afin que la version anglaise reflète exactement la copie certifiée. Chaque traduction est accompagnée d'un certificat d'exactitude signé, dans le format attendu par l'USCIS, IRCC, les universités et les organismes d'évaluation de diplômes tels que WES et ECE. La plupart des documents isolés sont prêts en un à trois jours, et je peux travailler à partir d'un scan ou d'une photo nette de la copie certifiée. Si vous avez déjà la copie certifiée en main, envoyez-la-moi et je vous indiquerai le prix exact et le délai.

Trois termes vietnamiens souvent confondus

Ces termes vietnamiens se ressemblent mais désignent des choses différentes, et demander le mauvais fait renvoyer le dossier. Voici ce qu'est chacun et qui le délivre.

Ce dont vous avez réellement besoin, selon la destination

L'exigence dépend de l'autorité destinataire, pas du document lui-même. Voici la décision rapide ; confirmez toujours les termes exacts de votre propre demande, car les voies diffèrent.

Ce que je traduis sur une copie certifiée conforme

Une copie certifiée conforme ajoute une couche d'attestation par-dessus votre document original, et une traduction fidèle doit tout restituer, pas seulement le corps du texte. Les diplômes universitaires font partie des documents les plus souvent certifiés ainsi. Voici chaque élément que je reproduis dans la version anglaise.

• ✓La mention de certification apposée par le bureau, par exemple copie certifiée conforme à l'original (sao y bản chính)
• ✓Le sceau rond officiel de l'office notarial ou du Comité populaire
• ✓Le nom, la signature et la fonction de l'agent certificateur
• ✓Le numéro d'enregistrement de la certification et la date de certification
• ✓L'intégralité du document sous-jacent, chaque champ, cachet et mention au verso

Erreurs qui font rejeter une copie ou une traduction

Sources officielles

Les faits de cette page reposent sur le droit vietnamien de la certification et de la notarisation, et sur la règle fédérale américaine relative aux traductions pour l'USCIS. Vérifiez le détail en vigueur pour votre cas, car les procédures et les frais peuvent changer.