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Copie certifiée conforme de documents vietnamiens (Sao Y Ban Chinh)

Une copie certifiée conforme est une copie d'un document original officiellement confirmée, délivrée par un office notarial vietnamien ou un Comité populaire. Elle n'est pas la même chose qu'une traduction certifiée, et de nombreux dossiers exigent les deux. Ce guide explique la différence et la manière dont les deux se combinent.

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Lorsqu'une autorité demande vos documents, elle souhaite souvent conserver une copie vérifiée plutôt que votre unique original. Une copie certifiée conforme répond exactement à ce besoin, tandis qu'une traduction certifiée rend le contenu lisible en anglais. Les personnes qui demandent un visa, une admission universitaire ou un acte d'état civil ont fréquemment besoin des deux ensemble ; il est donc utile de savoir quel bureau fournit quoi.

Ce qu'est une copie certifiée conforme

Une copie certifiée conforme est une photocopie d'un document original qu'un bureau vietnamien habilité a comparée à l'original et tamponnée pour confirmer que les deux concordent. Elle vous permet de soumettre une copie vérifiée et de conserver votre original en sécurité, ce qui importe pour des documents comme un acte de naissance ou un diplôme, difficiles ou longs à remplacer. La copie porte un sceau officiel et la date à laquelle elle a été certifiée. Elle ne dit rien sur la langue du document ; elle confirme seulement que la copie est fidèle à l'original.

Qui la délivre au Vietnam

Les copies certifiées conformes sont délivrées par les offices notariaux (van phong cong chung ou phong cong chung) et par la section justice des Comités populaires au niveau communal ou de district. Ce sont des autorités vietnamiennes, et la certification est un acte gouvernemental ou notarial. En tant que traducteur, je ne délivre pas de copies certifiées conformes ; cela dépasse ce qu'un traducteur peut signer. Lorsqu'une copie conforme est nécessaire, elle est obtenue auprès de l'un de ces bureaux, puis je la traduis.

Copie conforme et traduction certifiée

Une copie certifiée conforme et une traduction certifiée répondent à deux questions différentes. La copie conforme répond à la question de savoir si cette copie est identique à l'original, et elle est signée par un notaire ou un Comité populaire. La traduction certifiée répond à la question de savoir si cette version anglaise reflète fidèlement la source, et elle est signée par le traducteur avec un certificat d'exactitude. L'une porte sur la copie, l'autre sur la langue. Les confondre est une cause fréquente de rejet des dossiers, car fournir une traduction quand l'autorité a demandé une copie notariée, ou l'inverse, ne satisfait pas la demande.

Quand vous avez besoin d'une copie conforme et de sa traduction

De nombreuses autorités étrangères veulent une copie certifiée conforme de l'original vietnamien et une traduction anglaise certifiée de celui-ci, soumises ensemble. C'est courant pour les candidatures universitaires, certaines catégories de visas et les démarches d'état civil à l'étranger. La copie conforme prouve que le document soumis est une copie fidèle d'un original authentique, et la traduction rend son contenu utilisable en anglais. Si une seule des deux est fournie alors que les deux sont requises, le dossier est généralement renvoyé ; il vaut donc la peine de vérifier la formulation exacte de la demande.

Comment les deux se combinent

En pratique, la copie conforme est généralement obtenue en premier auprès d'un office notarial ou d'un Comité populaire, et la traduction certifiée est produite à partir de cette copie certifiée afin que les tampons de certification figurent aussi dans la version anglaise. Cela garde l'ensemble cohérent : l'autorité reçoit une copie vérifiée et une traduction fidèle qui la reflète, y compris les tampons. Je me charge de l'étape de traduction certifiée et peux conseiller sur l'ordre, tandis que la copie conforme elle-même est délivrée par le bureau vietnamien. Procéder dans cet ordre évite un décalage entre ce qui a été traduit et ce qui a été certifié.

Étape par étape

Vérifiez ce qui est requis

Confirmez si l'autorité veut une copie certifiée conforme, une traduction certifiée, ou les deux, et lisez la formulation exacte de sa demande.

Obtenez la copie conforme

Obtenez la copie certifiée conforme auprès d'un office notarial vietnamien ou de la section justice d'un Comité populaire, qui la compare à votre original et la tamponne.

Traduisez la copie certifiée

Je produis la traduction anglaise certifiée à partir de la copie certifiée, y compris ses tampons, avec un certificat d'exactitude signé.

Soumettez ensemble

Soumettez la copie certifiée conforme et sa traduction certifiée en un seul dossier, afin que l'autorité dispose à la fois de la copie vérifiée et du contenu lisible.

Sao y, ban sao trich luc et cong chung ban dich

Ces termes vietnamiens sont constamment confondus, et demander le mauvais entraîne le renvoi du dossier.

Terme	De quoi il s'agit	Qui le délivre
Sao y ban chinh	Copie certifiée conforme d'un original	Office notarial ou Comité populaire
Ban sao trich luc	Extrait réémis à partir du registre d'état civil	L'autorité d'enregistrement
Cong chung ban dich	Traduction notariée	Office notarial, avec un traducteur
Traduction certifiée (la mienne)	Traduction anglaise signée par le traducteur	Le traducteur

Je fournis la traduction certifiée. La copie et toute notarisation sont des actes gouvernementaux ou notariaux distincts, sur lesquels je peux vous conseiller et vous orienter.

FAQ

Une copie certifiée conforme est-elle la même chose qu'une traduction certifiée ?

Non. Une copie conforme confirme qu'une photocopie correspond à l'original et est délivrée par un notaire ou un Comité populaire. Une traduction certifiée confirme que la version anglaise est fidèle et est signée par le traducteur.

Pouvez-vous délivrer la copie certifiée conforme pour moi ?

Non. Une copie certifiée conforme est un acte notarial ou gouvernemental, délivré par un office notarial vietnamien ou un Comité populaire. En tant que traducteur, je fournis la traduction certifiée, et non la copie conforme.

Ai-je besoin des deux pour ma demande ?

Souvent oui. De nombreuses universités, catégories de visas et démarches d'état civil veulent une copie certifiée conforme de l'original ainsi qu'une traduction anglaise certifiée de celui-ci. Vérifiez la formulation exacte de la demande de votre autorité.

La copie doit-elle être certifiée avant ou après la traduction ?

En général, la copie conforme est obtenue d'abord, puis traduite, afin que les tampons de certification apparaissent dans la version anglaise et que le dossier reste cohérent.

Où obtenir une copie certifiée conforme au Vietnam ?

Auprès d'un office notarial (van phong cong chung) ou de la section justice d'un Comité populaire communal ou de district. Ils comparent la copie à votre original et y apposent un sceau officiel.

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